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Éxito en una reunión – 5 consejos para conseguirlo

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Éxito en una reunión – 5 consejos para conseguirlo

El éxito en una reunión

El éxito en una reunión reside en una buena metodología, planificación e implementación.

Una reunión tiene como objetivo llegar a un acuerdo, encontrar consenso, presentar un proyecto o  colaborar entre profesionales.

Hay veces que a la semana tenemos varias reuniones y podemos estar tan acostumbrados al contexto, que perdemos la perspectiva y nos desenfocamos de los objetivos que tienen las reuniones. También nos pueden parecer aburridas o una pérdida de tiempo.

Para que una reunión sea productiva y podamos llegar a conseguir el éxito planteado, os dejamos unos consejos a seguir que os podrán ayudar a sacar el máximo partido a la próxima reunión que tengáis.

5 consejos para el éxito en una reunión

  1. Planificación: el primer paso que debemos hacer para tener una buena reunión es realizar la planificación pertinente. Avisar con la antelación suficiente a todos los interesados del día y punto de encuentro, así como de la temática que se va a tratar. De este modo, todos los asistentes tendrán tiempo suficiente de preparase para la reunión.
  2. Enfocarse en los objetivos: Debemos intentar centrarnos en los objetivos de la reunión y los temas a tratar. Si nos desviamos, es muy fácil que se hable de otros temas que no ayudan al éxito de la reunión y puede hacer que alguno de los asistentes deje de prestar atención ya que el tema está fuera de la agenda programada.
  3. Puntualidad: La puntualidad es una muestra de respeto y profesionalidad. Que todos los asistentes a la reunión sean puntuales, asegurará que se podrán tratar todos los temas planificados para la reunión y que no habrá ninguna interrupción durante esta. Los expertos recomiendan una duración de 45 minutos como máximo para una reunión efectiva.
  4. Ser claro y dinámico: Para que la reunión no se haga pesada, debemos intentar evitar largos monólogos o discursos. Una buena estrategia es invitar a los asistentes a mostrar su punto de vista o experiencia. De esta manera estarán más atentos durante la reunión y no desconectarán porqué estén aburridos. Siempre se tiene que mostrar seguridad en uno mismo y evitar el exceso de protagonismo.
  5. Tomar notas: Para poder recordar todo lo que se ha hablado durante la reunión, tomar notas de lo más relevante así como de cualquier acuerdo al que se llegue, será clave para poder trabajar a partir de la reunión y no tener que confiar solo en nuestra memoria.

Poniendo en práctica estos consejos, las reuniones de trabajo serán mucho más exitosas y productivas. Así como tener bien organizada la agenda, y tener herramientas que te puedan agilizar los procesos, como la geolocalización, la fácil generación de reportes ola firma digital, te ayudarán a conseguir tus objetivos y tener al equipo más comprometido con la empresa. 

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