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Digitalización de procesos en movilidad – Caso de Éxito

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Digitalización de procesos en movilidad – Caso de Éxito

Nos encontramos en un mundo globalizado e interconectado donde el tiempo de respuesta, la velocidad de resolución y la calidad de los servicios se ha vuelto imprescindible para poder diferenciarse y crecer. En este contexto la digitalización de procesos en movilidad tiene cada vez un papel más importante.

Hoy os presentamos un caso de éxito de uno de nuestros clientes para que os podáis dar una idea de hasta qué punto la digitalización de procesos en movilidad puede modificar la vida de un gerente, un cliente insatisfecho, una empresa con mala imagen, un empleado desmotivado, o simplemente una empresa con personal con movilidad que podría ser mucho más productiva de lo que es, optimizando tiempos.

Descripción del cliente a digitalizar

En una sociedad como la del sigo XXI tenemos el privilegio de usar productos que hace pocos años no existían, como podrían ser lavabos químicos que no dependen de un sistema de alcantarillado. Una empresa de Barcelona ofrece esta solución que en un principio no tenía gran presencia y que ahora se ha vuelto en un  imprescindible en fiestas, eventos culturales y deportivos y empresas de construcción. Es decir, su cliente más habitual son  las administraciones públicas.
Como todo producto móvil, depende de un sistema de mantenimiento y en este caso, gran parte de los empleados realizan el 100% de su trabajo fuera de la empresa, estando presente en la oficina solo para llevar el informe que estaría escrito en papel, lo cual era una desventaja ya que el documento podía ser fácilmente modificado, difícil de leer e incluso se podía llegar a perder el informe.
Con más de 1000 lavabos, la empresa ofrece los siguientes servicios:
  • Alquiler de lavabos portátiles
  • Entrega y recogida de la cabina
  • Limpieza y mantenimiento (diaria, semanal o la frecuencia que sea necesaria)
  • Vehículos con equipos de limpieza integrados y con autorización para el tratamiento de aguas residuales según la legislación vigente.

¿Cómo trabajaban antes de digitalizar los procesos?

A nivel administrativo disponían de un ERP (Enterprise Resource Planning) para realizar ofertas, contratos de alquiler, albaranes de entrega/recogida, planning, disponibilidades, ocupación y facturación.
Cada mañana se entregaba al operario, en un papel impreso, la ruta con las tareas a realizar. Al finalizar el día o a la mañana siguiente, cada operario devolvía la hoja de su ruta rellenada indicando las tareas finalizadas con éxito y las que tuvieron alguna incidencia.
Posteriormente se introducían estos datos manualmente al ERP para poder realizar el seguimiento y la facturación correctamente.

¿Con qué problema se enfrentaba la empresa?

Se enfrentaban a una  problemática de gestión de los operarios  y control de las tareas realizadas.
Posterior a las diferentes reuniones que mantuvimos con la empresa, pudimos concluir que el principal problema que tenían radicaba en la comunicación de los, y, a los operarios de la empresa. Hablamos de trabajadores con un perfil bajo y con temporadas con rotaciones altas. Por lo que cuestionamos varias preguntas para poder identificar bien el problema, y llegamos a la conclusión de que los pilares de este gran problema eran:
1. No se sabía con certidumbre si el operario había cumplido con la ruta que se le había asignado
1. Se dudaba de si el operario había realizado su tarea exitosamente
1. ¿Dónde se encuentra el empleado cuando le corresponde realizar su tarea?
2. ¿Cómo le podemos garantizar al cliente el trabajo realizado?
3. Minimizar el tiempo entre intervención e intervención
4. ¿Cuándo le podemos facturar al cliente?

¿Qué solución proporcionó OptimaSUITE para digitalizar los procesos en movilidad?

Nuestro mayor objetivo era poder mejorar la comunicación interna para poder realizar un seguimiento real de las tareas que se estaban realizando por cada operario, por lo que creamos un sistema tan fácil como intuitivo para que el operario lo pudiera usar sin ninguna complicación, y a su vez, dejando poco margen de error al usarlo.
Para ello, personalizamos la App OptimaSUITE a las necesidades de nuestro cliente proporcionándole características que no tenía anteriormente, sumado a las que caracterizan a nuestra APP: interfaz simple e intuitiva, posibilidad de trabajar con o sin, geolocalización, entre otros.
  • Identificación automática de operarios.
  • Incorporación de tecnología NFC en los lavabos para que el App se abra automáticamente, identifique el lavabo, se puedan consultar datos históricos y abra un nuevo formulario.
  • Reportar incidencias.
  • Enviar fotos tomadas en tiempo real (no guardadas en carrete) para garantizar que la tarea se ha realizado correctamente.
  • Firma electrónica para que el cliente pueda certificar en el momento el trabajo realizado
  • Enviar el informe (de entrega, recogida o limpieza) automáticamente al finalizar al cliente y a la oficina, evitando errores, pérdida y/o manipulación de papeles, y optimizando el tiempo de traspaso manual al sistema.
  • Creación de Permisos y roles por parte del Administrador.
  • Sincronización diaria automática con la ERP para actualizar BBDD

Como veréis es aplicable a cualquier sector y contexto… podría ser que tu empresa también esté necesitando una transformación de procesos en movilidad y aún no te hayas dado cuenta.
Y como ya sabéis la solución está al alcance de vuestra mano… y a un precio que se amortiza solo en el primer día de trabajo. Pruébalo , no tienes nada que perder y mucho que ganar… ¡es sin permanencia!
No dudes en contactarnos por cualquier consulta, ya sea para tu equipo de ventas , de servicio técnico , o cualquier personal en movilidad que tengas dentro de tu equipo, que necesite reportar.

 

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